Por desconfiar do número aparentemente excessivo, o responsável por compras respondeu ao e-mail, questionando se o volume não estaria errado. O gerente J. confirmou o pedido, baseado num outro e-mail, desta vez vindo do representante do Rio de Janeiro, que dizia: “diante do grande número de médicos clínicos existentes no Brasil, que ultrapassam os cem mil, e de nossa prioridade em atender bem a todos a partir de nossa filial, solicitamos a reimpressão dos folhetos técnicos do produto X, em número suficiente para esta nossa demanda, pois nosso estoque já se encontra no fim.”

Passados alguns dias, o departamento de compras enviou a cotação em valor muito superior ao próprio orçamento da filial do Rio. Diante das cifras, o gerente J. estranhou o valor e foi checar todo o procedimento desde o início, conseguindo ver a tempo que uma falha de interpretação havia sido cometida e, com isso, poderia evitar o desperdício de um bom dinheiro.

De fato, a filial do Rio de Janeiro já necessitava de mais folhetos, mas em número não superior a cinco mil.

Ao analisarmos desde o início, veremos que se o primeiro e-mail tivesse sido claro, bem redigido, e sem a formação de frases dúbias, bastaria ao gerente J. encaminhá-lo adiante e tudo estaria resolvido. Porém, o responsável pela filial, preocupado em mostrar que tinha conhecimento do mercado nacional (talvez querendo chamar a atenção de seu chefe) e despreocupado com a construção lógica do texto (exatamente a quais médicos ele se referia? Os de todo o Brasil ou só os do Rio?), criou um e-mail que gerou vários outros desnecessariamente, consumindo tempo precioso de executivos bem pagos a serviço de uma empresa rentável.

Este fato, embora aqui resumido, é verídico e representa perfeitamente o que ocorre em empresas de todos os setores e tamanhos, sejam públicas ou privadas: a falha na comunicação gerando custos desnecessários, comprometendo a rentabilidade do negócio e, não raro, trazendo alguns importantes prejuízos financeiros e pessoais.

O que aconteceu com os e-mails da história acima também pode acontecer com todos os outros documentos gerados numa empresa, como circulares, propostas comerciais, portarias, memorandos, publicidade, textos de websites etc.

A Escola de Comunicação da Universidade de Harvard, por exemplo, pesquisou as 120 mais rentáveis empresas americanas, as blue-chips, e descobriu que por volta de 20% de seus executivos têm dificuldades em redigir documentos objetivos e esclarecedores. E que todos os executivos daquelas empresas gastam uma média de duas horas diárias apenas para se desfazer do emaranhado de e-mails confusos ou mal redigidos que recebem a todo instante.

Um Seminário de Redação Corporativa no Ceará

Sempre preocupada em estimular o desenvolvimento dos meios de gestão na área pública, tanto quanto no setor privado, a Universidade do Parlamento, da Assembleia Legislativa do Ceará, está apoiando a realização de um Seminário de Comunicação Corporativa, a ser realizado na manhãs dos dias 12, 13 e 14 de janeiro, em Fortaleza.

Ministrado por mim, o Seminário de Redação Corporativa é um curso 100% voltado a resultados positivos nos negócios.

Nele, o participante aprende a aumentar a eficácia de sua comunicação escrita e a ganhar tempo precioso no dia-a-dia.

É dirigido a executivos de todos os níveis, secretárias, funcionários de empresas públicas e privadas, universidades, escritórios de advocacia etc. Enfim, é para profissionais de todo tipo de empresa e instituição.

O curso tem um total de 12 horas-aula, mesclando teorias, dicas práticas e exercícios monitorados.

Outras informações podem ser obtidas com a empresa Kháris Desenvolvimento Humano (telefones 85 3224.9955 e 3224 8485) ou pelo e-mail kharisdhth@uol.com.br.

1. Personalize. Essa mania de enviar e-mails genéricos aos quatro ventos tem tanto de fácil quanto de ineficaz. Quer ser lido? Então procure algum ponto em comum com o destinatário e faça um e-mail PARA ELE. Tá bom, nem sempre dá tempo pra tanto detalhe, mas nada impede que ao menos o primeiro parágrafo seja personalizado. João gosta de objetividade nos negócios ou é simplesmente louco por jogar tênis? Com que abordagem você iniciaria seu e-mail?

2. Seja claro e vá direto ao ponto. Se o seu objetivo é dizer que você está à procura de um emprego e tem certeza de reunir as qualidades ao cargo, então comece dizendo que você está à procura de um emprego e tem as qualidades necessárias ao cargo. Dito isso, agora sim, parta para a exposição de motivos.

3. Seja breve. Noel Rosa, já na década de 1930, compôs um samba que dizia: “Seja breve / Não percebi porque você se atreve / A prolongar sua conversa mole / Seja breve / Não amole / Senão acabo perdendo o controle / E vou cobrar o tempo que você me deve”. Isso há 80 anos. Noel era um visionário? Não! A natureza humana é que não muda. Ninguém gosta de lenga-lenga. Quando se sabe que executivos perdem, em média, duas horas de seu precioso tempo diário só com leitura de e-mails, você vai correr o risco de não ser breve? De ser você o “mala” do dia? O samba do Noel é mesmo muito didático.

4. Apresente algum benefício para o destinatário. Pense: por que diabo o sujeito haverá de lhe dar alguma atenção extra? Será porque você tem lindos olhos? Pouco provável. Ele dará atenção se você lhe oferecer alguma coisa de valor. Uma informação relevante que seja de interesse, a indicação de alguma oportunidade de negócio etc.

5. Inclua algo quente na mensagem, como um “call-to-action”, isto é, algum tipo de comando à ação. Coisas como “Aguardo um breve retorno seu” ou “Tão logo você possa, por gentileza, encaminhe este e-mail para Fulano”. E NUNCA use o condicional: “SE você puder responder…”, porque esse tipo de mendicância epistolar esfria totalmente a comunicação.

Bons e-mails para você! E clique aqui para saber mais sobre o Seminário de Redação Corporativa

> Em média, os executivos perdem 2 horas de seu dia só com os e-mails.

> Um e-mail mal redigido gera 5 outros e-mails de dúvidas.

> No ambiente da empresa, quanto mais tempo as pessoas perdem tentando entender uma comunicação mal conduzida, menos tempo elas têm para a realização de tarefas produtivas.

Partindo de alertas como estes aí acima, mais tudo o que já vi de problemas semelhantes ao longo de muitos anos de carreira em comunicação corporativa, criei este curso de característica inédita.

Conheça as modernas técnicas de elaboração de textos do dia-a-dia profissional e de abordagem dos diversos públicos das empresas.

Aprenda a ganhar tempo com a comunicação e aumente a eficácia de seus e-mails, memorandos, propostas comerciais, notas à comunidade e publicidade.

O Seminário de Redação Corporativa é um curso 100% voltado a resultados positivos nos negócios.

Tem duração de 6 horas-aula, mas também pode ser realizado em duas sessões de 3 horas-aula, num formato ideal para aplicações in company.

Público-alvo: executivos, secretárias e funcionários de empresas públicas e privadas, universidades, escritórios de advocacia etc. Enfim, é para profissionais de todo tipo de instituição comercial e de prestação de serviços.

Para conhecer o programa do curso e obter mais informações, fale comigo. Clique aqui e envie um e-mail.

No Rio de Janeiro
Prevista para o dia 5 de dezembro.
Reservas até 20 de novembro. Inscrições até dia 23 de novembro.
Local: Proeduc. Largo de São Francisco de Paula, 34 – 5º andar, centro, Rio de Janeiro RJ
Horário: das 8h30 às 17h30
Vagas: 30

Em Fortaleza
Prevista para o dia 12 de dezembro.
Reservas até 23 de novembro. Inscrições até dia 28 de novembro.
Vagas: em aberto

Em Brasília
Prevista para o dia 19 de dezembro.
Reservas até 4 de dezembro. Inscrições até 9 de dezembro,
Vagas: 30

Em Porto Alegre e Belo Horizonte.
Previstas para fevereiro de 2010.

Em todas as edições, a inscrição já inclui um exemplar do livro Redação Publicitária – A prática na prática.

Informações e inscrições por e-mail.

As vagas estão condicionadas à capacidade das salas, num máximo de 50 (Salvador).
Agradeço ao apoio da Editora Atlas e suas filiais.