Certo dia, J., um gerente de médio escalão de uma multinacional farmacêutica, enviou um e-mail ao departamento de compras solicitando a cotação de “cem mil folhetos técnicos para distribuição aos clínicos-gerais do estado do Rio de Janeiro”.

Por desconfiar do número aparentemente excessivo, o responsável por compras respondeu ao e-mail, questionando se o volume não estaria errado. O gerente J. confirmou o pedido, baseado num outro e-mail, desta vez vindo do representante do Rio de Janeiro, que dizia: “diante do grande número de médicos clínicos existentes no Brasil, que ultrapassam os cem mil, e de nossa prioridade em atender bem a todos a partir de nossa filial, solicitamos a reimpressão dos folhetos técnicos do produto X, em número suficiente para esta nossa demanda, pois nosso estoque já se encontra no fim.”

Passados alguns dias, o departamento de compras enviou a cotação em valor muito superior ao próprio orçamento da filial do Rio. Diante das cifras, o gerente J. estranhou o valor e foi checar todo o procedimento desde o início, conseguindo ver a tempo que uma falha de interpretação havia sido cometida e, com isso, poderia evitar o desperdício de um bom dinheiro.

De fato, a filial do Rio de Janeiro já necessitava de mais folhetos, mas em número não superior a cinco mil.

Ao analisarmos desde o início, veremos que se o primeiro e-mail tivesse sido claro, bem redigido, e sem a formação de frases dúbias, bastaria ao gerente J. encaminhá-lo adiante e tudo estaria resolvido. Porém, o responsável pela filial, preocupado em mostrar que tinha conhecimento do mercado nacional (talvez querendo chamar a atenção de seu chefe) e despreocupado com a construção lógica do texto (exatamente a quais médicos ele se referia? Os de todo o Brasil ou só os do Rio?), criou um e-mail que gerou vários outros desnecessariamente, consumindo tempo precioso de executivos bem pagos a serviço de uma empresa rentável.

Este fato, embora aqui resumido, é verídico e representa perfeitamente o que ocorre em empresas de todos os setores e tamanhos, sejam públicas ou privadas: a falha na comunicação gerando custos desnecessários, comprometendo a rentabilidade do negócio e, não raro, trazendo alguns importantes prejuízos financeiros e pessoais.

O que aconteceu com os e-mails da história acima também pode acontecer com todos os outros documentos gerados numa empresa, como circulares, propostas comerciais, portarias, memorandos, publicidade, textos de websites etc.

A Escola de Comunicação da Universidade de Harvard, por exemplo, pesquisou as 120 mais rentáveis empresas americanas, as blue-chips, e descobriu que por volta de 20% de seus executivos têm dificuldades em redigir documentos objetivos e esclarecedores. E que todos os executivos daquelas empresas gastam uma média de duas horas diárias apenas para se desfazer do emaranhado de e-mails confusos ou mal redigidos que recebem a todo instante.

Um Seminário de Redação Corporativa no Ceará

Sempre preocupada em estimular o desenvolvimento dos meios de gestão na área pública, tanto quanto no setor privado, a Universidade do Parlamento, da Assembleia Legislativa do Ceará, está apoiando a realização de um Seminário de Comunicação Corporativa, a ser realizado na manhãs dos dias 12, 13 e 14 de janeiro, em Fortaleza.

Ministrado por mim, o Seminário de Redação Corporativa é um curso 100% voltado a resultados positivos nos negócios.

Nele, o participante aprende a aumentar a eficácia de sua comunicação escrita e a ganhar tempo precioso no dia-a-dia.

É dirigido a executivos de todos os níveis, secretárias, funcionários de empresas públicas e privadas, universidades, escritórios de advocacia etc. Enfim, é para profissionais de todo tipo de empresa e instituição.

O curso tem um total de 12 horas-aula, mesclando teorias, dicas práticas e exercícios monitorados.

Outras informações podem ser obtidas com a empresa Kháris Desenvolvimento Humano (telefones 85 3224.9955 e 3224 8485) ou pelo e-mail kharisdhth@uol.com.br.